مقدمة:
ولقد أغرقت الدراسات على تنوعها في معرفة ما هية الزمن أو الوقت إلا أننا هنا لن نتطرق إلى ما هية الوقت بالقدر الذي نود أن نبين أهميته. ولو راجعنا كل مناحي النشاط الإنساني لوجدنا الوقت عاملا أساسيا في نجاحها أو فشلها، وصدق من قال أن "الوقت هو الحياة" فحقا حينما نقول "تنظيم الوقت" فإننا نعني ببساطة تنظيم الحياة، حياة الفرد وحياة الأمة وما فلحت أمة على مر التاريخ عندما قلت أهمية الوقت في حسابها، وحتى من يقيس الوقت بالذهب والفضة فإنه لم يعطي الوقت مكانته المطلوبة, وفي هذه الوريقات سنحاول أن نعطي جانبا عمليا عن كيفية استغلال الوقت بشكل حسن فيما يعود علينا بالفائدة.
أهمية الوقت:
وعن ابن عمر رضي الله عنهما قال: أخذ رسول الله
صلى الله عليه وسلم بمنكبي فقال: "كن في الدنيا
كأنك غريب أو عابر سبيل" .
وكان ابن عمر رضي الله
عنهما يقول: إذا أمسيت فلا تنتظر الصباح، وإذا أصبحت
فلا تنتظر المساء، وخذ من صحتك لمرضك، ومن حياتك لموتك" رواه البخاري.
وعن ابن مسعود رضي الله عنه قال: خط النبي صلى الله عليه وسلم خطا مربعا، وخط خطا
في الوسط خارجا منه، وخط خطوطا صغارا إلى هذه الذي في الوسط من جانبه الذي في
الوسط، فقال: هذا الإنسان، وهذا أجله محيطا به – أو قد أحاط به – وهذا الذي هو خارج أمله،
وهذه الخطط الصغار الأعراض: فإن أخطأه هذا نهشه هذا وإن أخطأه هذا نهشه هذا"
رواه البخاري.
هذه الأحاديث وغيرها كثير دليل على أهمية الوقت في حساب الإسلام كما وضحه جليا رسول الله صلى الله عليه وسلم.
كيف ينظر الناس للوقت:
1-
فمنهم من يتحكم به الوقت،
فيصبح الوقت هو سيده يستلم زمام القيادة لكل أعمال ذلك الإنسان فهو عادة ما يتوقف
عن عمل ما لأن الوقت متأخر جدا أو لأن الوقت مبكر جدا لإنجاز ذلك العمل، حتى لو
كان يجب إنهاء ذلك العمل. وهو عادة ما يستيقظ في نفس الساعة ذاتها يوميا بغض النظر
عن ارتباط استيقاظه بعمل ما وهذا النوع يمتاز بأنه يستخدم الساعة اليدوية بشكل
دقيق وبدونها لا يمكن أبدا أن يحدد الوقت. مثل هذا النوع لو أعطي مهمة لإنجازها
وكانت تأخذ أطول من الوقت المفروض فإنه يتوقف حتى لو لم ينجز هذه المهمة. من مزايا
هذا النوع أن الخيارات لديه قليلة فهو مرتاح للوضع الذي يعيشه وللنشاطات التي
يمارسها بشكل روتيني ملتزما بالوقت مهما كلفه ذلك.
2-
ومنهم من ينظر للوقت على
أنه عدوه فهو في سباق ويحس أنه لا بد أن يصارعه, هؤلاء يمتازون بأنهم كثيرا ما
يضعون مواعيد نهائية للأعمال يلتزمون بإنهاء نشاطهم عندها حتى لو لم يتطلب الأمر
ذلك. على سبيل المثال: يحاول أحدهم أن يقود بسرعة في طريقه لعمله في الصباح وتراه
يبحث عن طريق سريعة قصيرة ليس لأنه متأخر على عمله ولكن ليحطم رقما قياسيا في
الحضور قبل الموعد!! والشخص الذي يستعمل الوقت وكأنه في معركة معه عادة يتحسس من
مثل التعليقات التي تقول له "لا يوجد داعي للاستعجال" "لدينا متسع
من الوقت" وإن كان في موقع المسؤولية فهو يحكم على الآخرين من واقع استخدامهم
الكفء للوقت وليس من واقع إنتاجيتهم. من فوائد النظر للوقت كعدو أنها ترفع روح
المنافسة والتي يظن الكثير أنها مفتاح النجاح.
3-
وهناك آخرون ينظرون للوقت
على أنه شيء غامض صعب الفهم، ولذا فهم يرون أنه أسلم وسيلة للتعامل معه هو محاولة
إنجاز الأعمال بدون أن يأبهوا له، آملين ألا يضطروا للتعامل معه, هؤلاء يركزون
بشدة على المهمة التي بين أيديهم تماما كما فني المختبر الذي يطارد جزئية صغيرة
بغية الخروج منها بنتيجة. عند هؤلاء لا يوجد تصور كامل للحاجات أو المواد لأعمالهم
ولا كيف سيتصرف الآخرون معهم حيالها. ثم هم يرفضون أن يقدموا تعهدا ما بإنجاز عمل
في وقت محدد لأنهم يجهلون تماما كم كل مرحلة ستأخذ أو حتى متى سينهوا المهمة
المناطة بهم. وفي الحقيقة إن التصور بأنه عندما نتجاهل الوقت من حساباتنا سنمنع من
أن يكون كبير مشكلة، هذا التصور لا يفيد كثيرا أصحابه إلا بأنهم يغرقون في العمل
الذي بين أيديهم حتى ولو كان ذلك العمل تافها في محاولة لإقناع أنفسهم بأن ذلك
العمل سيعود عليهم بنتائج على كل حال.
4-
وصنف من الناس اتخذ الوقت
عبدا له وصار تركيزه منصبا على كيفية التحكم الدقيق بالوقت فهو يحاول دائما أن
يحدد بدقة كم سيسمح أن يعطي من وقته لكل صغيرة أو جليلة. هذا الصنف عادة ما تراه
يفكر بالمستقبل فمثلا في الاجتماعات تراه بدلا من أن يشارك في مناقشة النقاط المطروحة
يفكر بماذا سيقوله بعد الانتهاء من هذه المناقشة، ماذا سيفعل بعد انتهاء الاجتماع،
أو ما هي الخطط الكفيلة بإحالة موضوع الاجتماع إلى واقع وهو يمتاز بأنه يعطي قيمة
كبيرة للنتائج الملموسة لأي نشاط … ولذا تراه يغرق في الأنشطة ذات النتائج
السريعة وبالتالي فإن برنامجه اليومي مليء بالأنشطة من مثل هذا النوع. هؤلاء عادة
ما يبدو عليهم التعب بسرعة لأن عندهم تصور أنه لا بد أن يعتصر كل ثانية من وقته ما
دام هذا الوقت صار عبدا عنده. الأفراد الذين ينقلون أعمالهم معهم في أوقات راحتهم
أو المديرين الذين لا يستطيعون تفويض العمل لمرؤسيهم (لخشيتهم من ان يفقدوا
التحكم) هم أناس على رأس القائمة ممن يمتاز بمثل هذا الشعور. هذا الشعور تملك
الكثير من الأفراد ممن يعيشون في المجتمعات الغربية بما فرضته عليهم هذه المجتمعات
من هاجس الآلية في العمل والإنتاج بدون توقف في وقت قصير.
5-
وهناك من يرى الوقت كحكم
المباراة يقيس عليه كل دقيقة وثانية ولذا تجدهم يحاولون أن يعرفوا ما هو الوقت في
كل لحظة مما يتطلب أن يكون الوقت أمامهم دائما فهم يحرصون على أن يقتنوا الساعات
الدقيقة في أيديهم، على حيطان بيوتهم وفوق طاولات مكاتبهم … وبالرغم من أنهم يرون الوقت كحكم المباراة
فهم في بعض الأحيان لا يعجبون بقراره فتراهم يحاولون أن يحتالوا عليه خصوصا عندما
يشعرون بالذنب حينما لا تتوافق النتائج مع الوقت المتاح.
هذه الأنماط السابقة وما بينها من تشابه أو اختلاف هي عبارة عن أوصاف عن كيفية استغلال الوقت من قبل الناس، كل هذه الأوصاف وغيرها قد تجتمع في شخص واحد وقد تجد شخصا ينفرد بنمط أو نمطين منها ولكنها تظل ليست دلالة سليمة على حسن استغلال الوقت. إن الوقت نعمة من الله تماما كما الهواء الذي نتنفسه والماء الذي نشربه. وهو قوة محايدة يعتمد تأثيرها على طبيعة استخدامها، ولكن العجيب في هذه القوة أنها تمر سريعا فهي لا تنتظر حتى نأتي إليها ونستعملها بل هي موجودة بيننا نحياها ونعيشها منذ أن لفظتنا أرحام أمهاتنا وحتى تبلغنا ظلمة القبور.
ما هية تنظيم الوقت:
أين يذهب وقتنا:
يتساوى كل الناس على
اختلاف أجناسهم وأقيامهم في المقدار الذي ينالونه من الوقت فهناك بالتمام 24 ساعة
في اليوم، و 168 ساعة في الأسبوع، و 8736 ساعة في السنة لا أكثر ولا أقل. كما
أوضحنا سابقا إدارة الوقت هي عملية إدارة الأحداث التي تنتج في فترة 168 ساعة في
الأسبوع.
قد يوهمنا هذا العدد
(168) أن هناك وقت كثير لقضائه بينما لو جمعت الوقت الذي تستغرقه في قضاء المهمات
التي يتوجب عليك قضائها أو التي تود فعلها فإن هذا الرقم لا يكون كافيا. فمثلا لو
قسمنا الوقت حسب الأنشطة اليومية التي نعملها نجد التالي:
النشاط ساعات الأسبوع
الصلاة (2.5 ساعة يوميا) 17,5
الأكل
(2 ساعة يوميا) 14
النوم (7 ساعات يوميا) 49
اللبس
(ساعة يوميا) 7
المواصلات (ساعة يوميا) 7
94,5
العمل أو الدراسة ومقتضياتها 43
متطلبات
العائلة
هوايات
الترفيه 30,50
وقت حــــر
المجموع 168
وكما نرى فإننا محددين
بهذا الحد من الساعات والتي لن تتجاوز في مجموعها المائة وثمان وستين ساعة في
الأسبوع. وحتى نستطيع أن نحدث تغييرا في عاداتنا الحالية لاستخدام الوقت لا بد من
أن يعرف كل منا (أين يذهب وقتنا) ؟ والي كثيرا ما نغفل أم الاهتمام به في غمرة الانشغال
بالعمل اليومي. فإذا كنت جادا في إحداث تغيير مثل هذا أو تعلم أنك لم تحسن استغلال
وقتك بالصورة التي تطمح لها كان لا بد أن تقوم بجرد تفصيلي لتعرف كيف تصرف وقتك
حاليا حتى يتبين لك بوضوح ما إذا كنت مستغلا لوقتك بشكل طيب أم لا .
كل الذي يتوجب عليك عمله
هو أن تقوم بنسخ الجدول ( ) إلى سبع نسخ
(أو عدد الأيام التي تود فحص مدى استغلالك لوقتك فيها) ثم تبدأ في تعبئتها يوميا
متبعا التعليمات التالية:
1-
عند تعبئتك للجدول، ضعه
في مكان قريب منك (وليكن إلى جوار فراشك) مسجلا الأنشطة الثابتة التي تعلم أن
ستقوم بعملها غدا وعند الصباح خذ معك الجدول وسجل أي نشاط تقوم به لم يسبق أن
سجلته وذلك بعد فراغك منه مباشرة.
2-
سجل أي تعديلات على
الأنشطة المكتوبة مسبقا في خانة (ملاحظات). مثلا: كان من المفروض أن تجري اتصالا
هاتفيا من الساعة السابعة وحتى الثامنة ولكن الهاتف كان مشغولا، فتكتب مشغول ومن
ثم تكتب في خانة (النشاط البديل) ماذا عملت من الساعة السابعة إلى الثامنة بديلا عن
المكالمة الهاتفية.
3-
أيضا في خانة (ملاحظات)
سجل ما إذا تم تفويض أحد ليقوم بالنشاط بدلا عنك، أو ما إذا تم إلغاء النشاط
ولماذا. سجل أيضا ملاحظاتك الأخرى عن النشاط نفسه كأن تكتب مثلا يفضل المرات
القادمة أن أسأل محمد عن مقترحاته، أو من الأفضل أن ينفذ هذا العمل في عطلة
الأسبوع، أو المحلات تغلق بعد الحادية عشرة والنصف صباحا … وهكذا.
4-
في خانة نوعية النشاط ضع
علامة في الخانة التي ترى أنها تصف النشاط الذي قمت به في ذلك الوقت. وقد وضعت
الرموز كالتالي:
ع = عبادة، أ = أكل، ن =
نوم، ل = لبس، م = مواصلات، ه = هواتف، ك = كتابة، ت = تلفزيون. وقد تركن لك أربع
خانات لتملأها بأي نشاط إضافي.
5-
في خانة (مدى الأهمية) ضع
إشارة عند الأحرف التالية بحسب ما تراه مناسبا:
أ – مهم وعاجل. ب – مهم وليس عاجل. ج – عاجل وليس مهم. د – روتيني ومضيعة للوقت.
هذه الخانة يفضل أن تتم
تعبئتها عند النوم أي عند انتهاء الأنشطة جميعها.
6-
عند انتهاء الأسبوع (أو
الفترة التي قمت بجرد وقتك فيها)، قم بجمع الساعات وقيمتها حسب كل تصنيف (صلاة،
نوم، عمل، … إلخ) ثم ادرس النتائج من زاوية نقدية. هل
حقا كان وقتك مستغلا بالصورة المطلوبة؟ أم أنه كانت هناك فجوات؟ وما حجم هذه
الفجوات؟ هل طغى وقت النوم على وقت العمل؟ هل هناك خلل في مواعيد الصلوات؟ وما هي
الأنشطة التي كنت تعتقد أنها مهمة ثم تبدى لك عكس ذلك؟ … وهلم جرا.
تأكد أنه لا بد من عمل هذا الجرد قبل أن تبدأ جديا في عملية تنظيم وقتك حتى تتعرف على نفسك وكيف تستغل وقتك؟ وإلا فقد تبدأ في تنظيم وقتك بتنظيم أنشطة هي في الحقيقة مضيعة للوقت لا أكثر، ولن تتعرف عليها تماما حتى تجري مثل هذا الجرد. إن مجرد معرفة أين يذهب وقتك وكم من الوقت تحتاجه لإنجاز الأعمال يعطيك قوة للتغيير وهذا الجرد هو المقياس لحجم التغيير الذي ستجريه، فمثلا تجد أنك تقضي ساعتين لإجراء مكالمات هاتفية يوميا، أو الرد عليها ومن ثم لا بد من توفير على الأقل ساعة لقضاء أعمال أخرى فنجد مثلا أنه من المتوجب إحالة بعض المكالمات على غيرك أو شراء جهاز لتسجيل المكالمات حتى يتسنى لك الرد على المكالمات المهمة في وقت لاحق … وهكذا.
مهارة وضع الأوليات:
ولو نظر أحدنا إلى نفسه
لوجد أنه عندما يصل مكتبه أو منزله تتراكم المهمات أمامه فلا يدري تماما ما الذي
يتوجب فعله أولا؟ والحاصل أنه يهرب من المهمات ذات الأهمية القصوى إلى المهمات
التي تكتسب طابعا مسليا بأسباب واهية كأن يقول أحدنا إنه لا بد من ترتيب مكتبي حتى
أبدأ في المهمة الأساسية … أو غيره من الأسباب التي في حقيقتها مضيعة
للوقت والتي سنتطرق إليها لاحقا.
إن مهارة وضع الأوليات هي
مهارة تركيز للجهود، وهي عملية منظمة ومستمرة لا بد أن تصبح عادة لدى أي واحد منا،
وهي مهارة يجب أن يتقنها المسلم الجاد الذي يعلم أنه لم يخلق عبثا وأنه محاسب على
كل عمل خيرا أو شرا وإن كان مثقال ذرة.
فإذا كنت تجد نفسك آخر
اليوم تشعر وكأنك عملت كثيرا ولكنك لم تحقق إلا نتائج قليلة فإن ذلك يعني أنك
بحاجة إلى مراجعة أولياتك لتعيد ترتيبها بصورة أفضل وحتى تنمو لديك هذه المهارة لا
بد من مراعاة النقاط التالية:
1-
الأوليات هي عبارة عن
مستويات من القيم المرتبطة لأن شيئا واحدا فقط لا يحتاج إلى أوليات ولن نستطيع
قياس مقدار أهميته إلا بوجود شيء آخر.
2-
أنت الذي يفترض أن يحدد
أولياتك، فإذا كانت صورة أنك عبد لله واضحة في ذهنك، كان عليك أن تختار ما هو
الهام في حياتك وذلك انطلاقا من قول الله تعالى: "ألم نجعل له عينين. ولسانا
وشفتين. وهديناه النجدين" وقوله تعالى: "ونفس وما سواها. فألهمها فجورها
وتقواها. قد أفلح من زكاها. وقد خاب من دساها".
3-
يقول أحد الصالحين رحمه
الله "الدنيا ساعة فاجعلها طاعة" وحقيقة فما دام وقتك محددا فإنه واجب
عليك أن تختار ما هو الشيء الجدير بأن تصرف وقتك فيه.
4-
عادة ما نحاول ربط
أعمالنا التي نرغب عملها بصفة أنها "مستعجلة" والمستعجل يعني ذلك العمل
الذي يتطلب إجراءا فوريا بغض النظر عن كونه مهما أو لا وأيامنا مع الأسف مليئة
بالأعمال المستعجلة غير الهامة ولذا تجدنا نخلط كثيرا عندما نصف أعمالا بأنها
"هامة، عاجلة، يجب أن ننجزها الآن فورا" وفي الحقيقة هناك تباينا بين
معنى هام، وعاجل. صفة أن يكون العمل "عاجلا" أو "ملحا" لا دخل
لها البتة بأوليات الفرد إنما في الحقيقة لها دخل بكيف نتصرف حياله لأننا دائما ما
نبدأ بالأعمال التي نعطيها صفة "عاجل" أو "ملح".
وحتى يزداد الأمر وضوحا
دعنا نعطي أنشطتنا اليومية رموزا بحسب تدرجها في سلم الأوليات (والذي تقدم ذكره في
نشاط جرد الوقت):
i -
وترمز للعمل الأساسي
والهام جدا.
ii -
العمل الهام ولكن أقل من
سابقه في الأهمية.
iii -
ذلك العمل الذي لا قيمة
له.
iv -
العمل الذي يمكن وصفه
بأنه "تافه ومضيعة للوقت ليس إلا".
وكل هذه الأعمال يمكن أن
توصف بأنها عاجلة فهناك عاجل أ، وعاجل ب، وعاجل ج، وعاجل د. ولقد وجد أن معظم
الناس تضيع جل أوقاتهم في الأعمال من النوع ج، د كل هذا لأن الأعمال من النوع ج، د
أعمال محببة للنفس لأن فيها هروبا من الالتزام والتقيد وإن كانت تافهة في حقيقتها.
يجب أن لا تدفعنا الأعمال
"العاجلة" أو "الملحة" عندما نضع أولياتنا بل يجب أن يكون
واضحا لدينا ما إذا كانت أعمالنا من النوع أ، ب، أو ج، د. فمثلا عندما يرن الهاتف
فإنك تحاول أن تصل إليه مهما كلفك ذلك، لأنه مكتسب الصفة "مستعجل" أو
"ملح" قد يكون من النوع أ، ب فتجيب عليه وقد يكون من النوع د عندما يكون
الرقم خطأ فلا يكون لعملك أي فائدة.
مثال آخر عن مكاتبنا: نجد
الكثير من الملفات والأوراق عليها، وعلى الحائط المجاور لوحة قد امتلأت بأوراق قد
كتب عليها ملاحظات متنوعة .. كل هذه الأشياء
تفيد أنها "مستعجلة" أي تناديك لأن تعمل شيئا فوريا حيالها. وأوضح
مثال على ذلك ما يعمله كثير من الطلاب فبالرغم من أن الأستاذ طلب منهم الواجبات
قبل الامتحانات النهائية تجد الكثير منهم لا يعملها إلا قبل موعدها بوقت قصير، وقد
يطلب وقتا إضافيا من أستاذه لإنجازها، كما أن المواد لن تتم مذاكرتها إلا في
الأسابيع الأخيرة من الدراسة
…خلاصة القول: بعد أن تضع أولياتك حاول أن تربط إحساسا بأنها "مستعجلة" أو "ملحة" وألغ هذا الإحساس عن أي عمل تعتقد أنه تافه وليس ذا قيمة أو مردود.
|
مضيعات الوقت:
بالرغم من أن كثيرا منا
لديه قناعة بأهمية الوقت وأهمية إدارته وأنه لا بد من وضع أوليات لأنشطتنا
الحياتية إلا أنه يبقى أمامنا عقبة كؤود تحول بيننا وبين أن نرى أثرا لمثل هذه
القناعة الذاتية في حياتنا اليومية. هذه العقبة أو بالأحرى عقبات هي ما سميناه هنا
بمضيعات الوقت، وفي الحقيقة هناك العديد من المضيعات التي لن نستطيع أن نغطيها
بكاملها في هذا المبحث القليل ولكننا سنذكر جملة منها مع إلقاء الضوء على البعض
منها والتي تمس كثيرا منا أو أننا نقع فيها بدون أن ندرك تأثيرها السلبي على وقتنا
الثمين.
1-
عدم وضوح
الأهداف:
وهذا كما ذكرنا سابقا أمر يتعلق بالتخطيط غلا أنه من أخطر مضيعات الوقت ويكاد يكون
صفة لكثير من أفراد أمتنا وهو مسؤول بشكل أساسي عن ضياع كثير من الجهود والأوقات
وانتشار كثير من الآفات الاجتماعية والإدارية، ولكونه أمرا يتعلق بالتخطيط آثرنا
أن نحيل الحديث إلى هناك.
2-
التسويف:
وهو من أشد مضيعات الوقت التي تضعف بشكل رهيب في حسن إدارتنا للوقت. والتسويف في
الحقيقة هو نتيجة مباشرة لعدم وضوح الهدف وهو بالتالي باب لكل مضيعات الوقت
الأخرى. ولا يوجد حل لمثل هذا الداء إلا بانضباط الشخص منا ومعرفته معرفة فكرية
وعملية لتنمية وقته، إن المهمات التي تؤجل ستظل ورائنا تلاحقنا حتى ننجزها فلا
أفضل من أن ننجزها في أسرع وقت. ولقد حث الرسول صلى الله عليه وسلم على نبذ
التسويف بشكل واضح حيث يقول: "اغتنم خمسا قبل خمس: شبابك قبل هرمك، وصحتك قبل
سقمك، وغناك قبل فقرك، وفراغك قبل شغلك، وحياتك قبل موتك" كما أن القرآن حكى
عن مصير المسوفين الذين استهانوا بقيمة وقتهم حتى لم يعد هناك فسحة من الوقت
لاستدراك ما فات والآيات التي تتحدث عن ذلك كثيرة يصعب حصرها.
ونحن حينما نذم التسويف
فإننا نذم الذي يحدث للأنشطة من النوع أ، ب ولكننا نشجع التسويف حينما يحدث
للأنشطة من النوع ج، د وإن كان الحاصل هو العكس لأن كثيرا من الناس يرتاح لأن يسوف
في الأنشطة المهمة وبالتأكيد فإن وقته يملأ بأنشطة تافهة ليست ذات مردود.
وللتسويف أسباب كثيرة
منها عدم إدراك قيمة النشاط، وعدم تقدير الوقت الكافي له، وهناك سبب خطير دعاه أحد
الكتاب (الحيل النفسية) بالكمال الزائف وهو محاولة أن يكون النشاط كاملا من جميع
الوجوه مما يجعلنا نغرق في التوافه ونغض النظر عن الأمور المهمة وفي الحقيقة أننا
لم نربح شيئا مما أردنا.
حتى تعرف ما إذا كنت ممن
يسوف أم لا قم بالنشاط الخاص بالتسويف في الصفحة السابقة وقيم نفسك.
حتى تتغلب على التسويف
فيما يلي بعض النقاط المقترحة، اقرأها بعناية وتدبر لأكثر من مرة وحاول تطبيقها في
أقرب فرصة:
1-
ضع مواعيد انتهاء (آجالا)
لأعمالك وسجلها في مفكرتك اليومية ثم أقم نوعا من التحدي لإنجاز المهمة قبل ذلك
الموعد.
2-
عود نفسك على أن تبدأ
بالأعمال المهمة حتى ولو كانت عسيرة.
3-
بعد أن تبدأ بالعمل المهم
حاول أن تبدأ بالأمور العسيرة جدا واضعا وقتا لكل جزء من العمل.
4-
لو حدث أن سوفت أثناء
قيامك بالعمل المهم ذا الطابع العسير تعهد بأن تعطيه موعدا في القريب العاجل حتى
قبل أن ترتب أولياتك لذلك الموعد وعندها حاول أن تبدأ بالنقاط اليسيرة والسهلة حتى
تحب ذلك العمل ومن ثم انطلق للجوانب العسيرة وستجد ذلك منجزا لعملك.
5-
لو وجدت مشروعا ما غير
يسير أو محبب ولم تفلح الطرق السابقة في تلافي تسويفه فكر في تفويضه لأحد غيرك،
وإلا حاول أن تنجز الفعاليات ذات الطابع اليسير أولا واجعل ذلك قوة دافعة لإنجاز
الفعاليات ذات الطابع العسير.
6-
قسم الأعمال الكبيرة إلى
وحدات صغيرة وابدأ بتنفيذ كل وحدة بعد إعطائها وقتا محددا مثلا 20دقيقة لإنجازها
(يفيد هذا كثيرا في القراءة أو كتابة البحوث).
7-
إذا كنت مؤجلا عملا لأنه
غير سار مثل الاعتذار عن خطأ ارتكبته، تسديد قرض لصديق، أو أن تحدث صديقا عن تصرف
لم يعجبك فيه، فكر ماذا سيحدث لو أجلت ذلك لأنه في الحقيقة كلما أجلته كلما زاد
الأمر سوءا كأن تتفادى أن تجلس مع ذلك الصديق الذي تود الاعتذار له مسوفا أن الوقت
لم يحن بعد!! تذكر أن هروبك من الأعمال غير السارة لن يزيحها من فوق رأسك.
8-
حتى تتلافى التأجيل في
الأعمال حاول أن تضع تعهدات لأناس بإنهاء ذلك العمل في الوقت المحدد، ولو اضطر
الأمر أن تطلب منهم أن يذكروك بتعهداتك فمثلا تخبر زوجتك أنك لا بد أن تنجز البحث
قبل نهاية الأسبوع طالبا منها تذكيرك في كل مرة به.
9-
اهرب بالعمل الذي تود
إنجازه بعيدا عن المشغلات أو أبعد الملهيات كالهاتف، التلفزيون، المجلات، ونظف
مكتبك من كل ما عليه ما عدا المهمة التي تود إنجازها.
10-
لو اضطر الأمر أن تحبس
نفسك في مكان إنجاز العمل حتى ينتهي فإن ذلك يساعد نفسيا على إنجازه.
11-
كافئ نفسك بعد انتهاء
المهمة ويستحسن أن تعدها بذلك قبل البدء، كأن تقول: إذا انتهيت من هذا العمل قبل
المساء سأخرج للنزهة، ويزداد ذلك فعالية إذا ربطت أحدا سواك بهذه المكافأة كالزوجة
والأولاد.
12-
كن واقعيا في تقدير كم من
الوقت سيستغرق النشاط الذي تود إنجازه.
13-
اختر الوقت المناسب
لإنجاز أعمالك التي تخشى عليها التسويف وليكن صباحا.
14-
اقلب المهمات العسيرة
والصعبة إلى لعبة واستمتع بلعبها.
وباختصار فإن
"التسويف" لص وقت يصعب التغلب عليه وهو اختبار حقيقي لمدى نجاحنا في
الاستفادة والإفادة من وقتنا لا بد أن نجتازه والأمر في ذلك كله يعود إلينا نحن.
3-
الهاتف:
وهو أحد مضيعات الوقت إذا أسيء استخدامه، خاصة وأنه هو الوحيد الذي له الحق في
مقاطعتك بدون استئذان أو تأدب. ويكون الهاتف مضيعا للوقت من عدة طرق نذكر
بعضها.
1-
استخدامه في وقت سيئ.
2-
عليك أن تبحث عن رقم تود
الاتصال به.
3-
عندما تتصل لا يوجد بين
يديك كامل الأوراق حتى تتم المحادثة.
4-
لا يوجد هدف محدد من
الاتصال.
5-
تبحث عن ورقة وقلم لتكتب
بعض الملاحظات.
ولكنه من الجانب الآخر
مفيد إذا أحسن استخدامه وذلك من عدة وجوه:
1-
بلغي الاجتماعات غير
الضرورية.
2-
يوفر الاتصال بكل شخص
وذلك عن طريق الاتصال الجماعي Conference Call.
3-
يوفر عناء الارتحال
لإنجاز المهمات.
4-
يريحنا عند جمع المعلومات
التي نريدها حالا وأيضا عند إبلاغها.
وحتى تحصل الفائدة القصوى
من الهاتف نقترح ما يلي:
1-
إذا كنت مستغرقا في عمل
ما فلا تحاول أن ترد على الهاتف إلا إذا كنت متأكدا أن هناك مكالمة لا بد من
إجابتها وإلا يفضل إبعاد الجهاز بعيدا عن بيئة العمل.
2-
إذا كان بالإمكان اقتن
جهاز تسجيل المكالمات الواردة Answering Machine والذي يمكنك من تأجيل الرد على مكالماتك حتى
الموعد المناسب في جدول أعمالك اليومية.
3-
جهز أوراقا وقلما إلى
جوار الهاتف ويا حبذا لو كان الجهاز مزودا بساعة عد رقمية تمكنك من إحصاء وقت
المكالمة.
4-
حاول أن تعد مخططا
بالنقاط التي تود شرحها أو نقاشها وتعود أن تكتب كل ما يستجد حول موضوع المكالمة.
عند الحديث حدد ما الذي تريده مباشرة بإيضاح ذلك للشخص الآخر.
5-
لو حدث أن تلقيت مكالمة
غير مهمة وأطال المتحدث في الوقت توقف عن الكلام ولا ترد بأي كلمة عدا بعض
"الهمهمات" (آهه، آه) وبالتأكيد سيشعر المتحدث حالا بأنه حان الوقت
لإنهاء المكالمة.
6-
لا تطل كثيرا في
المجاملات ولا تكرر التحايا كثيرا وتخلص من بعض العادات في الكلام.
7-
عندما تشعر بأن المكالمة
طالت عن حدها لا تسترخي في جلستك بل حاول أن تقف وتمشي جيئة وذهابا.
8-
بعض الشركات توفر خدمة
استقبال مكالمة أخرى أثناء وقت مكالمة أخرى حاول أن تستغل هذه الميزة بشكل لا يثير
حنق المتحدث الأول وخصوصا إذا كانت مكالمته هامة ومن مسافة بعيدة.
9-
عود زوجتك وأبنائك على أن
يستقبلوا المكالمات الهاتفية أثناء غيابك بشكل حسن وزودهم بجدول يكتبون فيه من قام
بالاتصال ورقمه وماذا كان يريد.
10- حدد
وقتا في برنامجك اليومي لإجراء المكالمات الهاتفية (مثلا: وقت الضحى ووقت ما بعد
العصر) وذلك لمدة لا تزيد عن ساعة.
ما ذكرناه بعالية مجرد
مقترحات وقد يكون لديك مقترحات أخرى ولكن تذكر أننا لا نعني البتة أن الهاتف دائما
مضيعة للوقت لأن هذا الشعور قد يولد ردا عكسيا يشل تماما استفادتك من هذه النعمة.
4-
الاجتماعات:
يفترض في الاجتماعات أن تكون معينا كبيرا على حل العقبات ومشاركة الرأي إلا أنها
قد تنقلب إلى مضيعة للوقت إذا لم تدر بالشكل المطلوب. وفي النقاط التالية نورد
اقتراحات لجعل اجتماعاتنا القادمة أكثر إنتاجية (هذا بالإضافة إلى ما تم ذكره
في مهارات العمل الجماعي):
1-
حدد ما إذا كان هناك
خيارات عن الاجتماع: يمكن صنع القرار من واحد فقط بالهاتف، إلغاء الاجتماع لأن ليس
له ضرورة … إلخ.
2-
ضاعف من وقت التحضير
للاجتماع واختصر وقت الاجتماع للنصف: توضيح الهدف من الاجتماع مهم لكل مشارك.
3-
استخدم دائما جدول أعمال
مكتوب ووزعه قبل الاجتماع بفترة، ويستحسن كتابته على لوح داخل غرفة الاجتماع.
4-
التزم بوقت البدء
والانتهاء حتى ولو لم يكتمل العدد وإلا فلا داعي للاجتماع.
5-
حدد عدد المشاركين ولا
داعي لزيادة العدد المفرطة.
6-
حدد موعدا ومكانا
ملائمين.
7-
يستحسن أن تسجل الوقت
الذي استغرقته كل فقرة في جدول الأعمال مع كتابة الوقت الذي تم البدء بها
والانتهاء عنده.
8-
حدد الوقت المعطى لكل
مشارك للإدلاء برأيه.
5-
الزيارات
المفاجئة:
يستحسن أن يكون للزيارات موعدا مسبقا، ملائما للطرفين المزار والمزور ولكن قد يحدث
وخصوصا في مجتمعاتنا أن يزورك زائر بدون موعد مسبق (المسيار) فإذا لم يكن لديك
مشاغل أخر فعلى الرحب والسعة ولكن إذا كنت مشغولا بمهمة أخرى فنقترح الإجراءات
التالية:
1-
كن صريحا مع الزائر وبين
له أن لديك عملا آخر فإن كان لديه غرض يريد قضائه معك حدد له وقتا من أجل ذلك ومن
ثم بين له أنك ترحب بزيارته في غير هذا الوقت محددا الوقت الملائم.
2-
لو كان الشخص صديقا عزيزا
ومنذ زمن لم تره رحب به وفي أثناء الحديث بين له أنك مشغول بعمل آخر فإن كانت
طبيعة العمل تمكنك من اصطحابه وإلا فوضح له بصراحة أنه يتوجب عليك إنجاز عملك في
وقت محدد.
3-
استخدم بعض العادات
المألوفة فبدلا من تقديم الشاي بعد القهوة أحضر الباخور وهي عادة أنك تود إنهاء
الزيارة (ما بعد العود قعود).
4-
أظهر لجميع معارفك مدى
حرصك على وقتك وارتباطك بأعمالك لأن ذلك سيولد لديهم شعورا بعدم مقاطعتك إلا بإذن.
6-
المجاملات:
وهي وإن كانت ضرورية إلا أنها إذا زادت عن الحد فإنها مضيعة للوقت. ونقصد
بالمجاملات تلك اللقاءات التي تحدث بشكل عارض وتستهلك وقتا أكثر من ربع ساعة ومثال
عليها ما يحدث بعد الانتهاء من الصلاة، أو في مطعم الجامعة والتي كثيرا ما يضيع
الوقت فيها في الجدل الغير مفيد أو الغيبة أو اللغو والمفروض الإقلال منها إلى
الحد الأدنى حتى لا تصبح عادة لدى الشخص.
يضاف إلى ما ذكر هنا
العديد من مضيعات الوقت مثل: التلفزيون، وقت الانتظار، كثرة قصاصات
التنبيه، المشاكل النفسية والعاطفية المشتتة
للذهن، ازدواجية الجهود في العمل الواحد، نقص المعلومات والموارد للنشاط المزمع إنجازه، ضعف مهارتي القراءة والكتابة، الروتين
والإغراق في التفاصيل، البريد القمامة.
تنظيم العمل
المكتبي:
كلما زادت مسؤولياتنا
كلما زاد تراكم الأعمال الواجب إنجازها وعادة ما تكون هذه الأعمال قد طلبت منا
بشكل كتابي ويراد منا أن نقدم اقتراحات أو تقارير بخصوصها، هذا عدا عن استخدامنا
للأوراق لنسجل عليها ملاحظاتنا ومذكراتنا. ولا يخلو منزل ما من وجود مكتب ودولاب لجمع
الأوراق وكرسي للجلوس عليه عند الكتابة. ونظرة واحدة إلى معظم المكاتب التي تزورها
تعطينا انطباعا بأن أكداس الأوراق على المكتب وأوراق اللصق على الحائط وإلى جوار
الهاتف والملفات التي ازدحمت بالأوراق من كل لون وحجم كلها دليل على أن هناك نشاط
حيوي في تلك المكاتب. وبالرغم من أننا نعارض تلك النظرة إلا أنه لا يمنع اجتماع
إنجاز الأعمال وأناقة المكاتب ويرجع السبب إلى الفوضى في المكاتب إلى أسباب تصب في
النهاية إلى عاملين رئيسيين:
التسويف، واعتقاد أنك
حينما ترى الأوراق الخاصة بعمل ما أنك لن تنساها أي أنك تحتاج إلى مذكرات حسية
لتلفت انتباهك لأهمية ذلك النشاط.
النقاط التالية مهمة لجعل
مكتبك منظما واستمرار هذا التنظيم:
1-
قم بتنظيف مكتبك من ما
عليه تماما وذلك بترتيب كل ورقة مع ما يخصها والتي لا ترى لها داعي أتلفها. لا
تحاول أن تتملى كثيرا فقط ما عليك إلا أن تعلم جيدا أن هذه الورقة تخص ذلك النشاط
إذا فهي معه لأنك إن تمليت كثيرا ستجد أن وقتك قد انتهى بدون أن تعمل شيئا.
2-
اقتن دولاب ملفات سهل
التحريك مع ملفات ذات ألوان مختلفة أو عناوين بارزة ومن ثم سجل على كل ملف اسم
المشروع أو العمل أو المهمة التي أنشأ من أجلها الملف مثلا: ملف مادة الكيمياء
العضوية رقم 567، ملف لجنة المخيمات، ملف دكتور الأطفال، ملف شركة الماء
والكهرباء، ملف مشروع التسجيلات التجاري … وهكذا. ضع في الدرج الأعلى الملفات المتعلقة
بالمشاريع والأعمال الحيوية، والأسفل ملفات الأعمال التي للحفظ فقط.
3-
جهز سلتين ضعها في أدراج
مكتبك أو في أعلى دولاب الملفات أحدهما للوارد وهي للأوراق التي يلزم الرد عليها
عاجلا، والأخرى للصادر: وهي للأوراق التي تم إنهاؤها من السلة الأولى ويتم فرزها
وترحيلها إما لدولاب الملفات أو إلى الجهات المتعلقة بها. لا تضع الأوراق الخاصة
بالسلتين على مكتبك أبدا.
4-
إذا كان لديك دولاب ملفات
حاليا قم بجرد الأوراق الموجودة فيه سنويا، وأي ورقة تتردد في شأنها مرتين أو
تقرأها لأكثر من خمس دقائق فألقها في المهملات.
5-
لا تضع على المكتب إلا
الأشياء المتعلقة بالنشاط الذي أنت بصدده وفي داخل ملف خاص به، فالإنسان لا يستطيع
أن يعمل أكثر من شيء في نفس الوقت.
6-
اجعل سلة المهملات قريبة
منك (صديقتك) ولكن لا تجعلها في جيبك أو على سطح مكتبك .. !!.
7-
البريد الذي يرد إليك يوميا ينصح بأن يؤجل حتى المساء للنظر
فيه، وعند فتح البريد فإنه لا بد منا التصرف السريع حياله وعدم تأجيله فالمجلة
توضع مع الأشياء التي للقراءة، والرسائل إن كانت تستلزم ردا وإلا فإن كانت ترتقي
لأن تحفظ فتحفظ وإلا إلى المهملات وفي حالة ما إذا وجدت ورقة لا تدري ما تفعل
حيالها فاسأل نفسك هل ستحتاجها أم لا؟ فإن كانت الإجابة بنعم فمتى؟ فإن كانت السنة
القادمة فاحفظها في الملف الخاص بها حتى لو اضطر الأمر أن تفتح ملفا خاصا بها
لوحدها.
8-
المذكرات القابلة للصق أو
العادية لا ينصح باستخدامها بكثرة وحاول أن تسجل أي ملاحظات أو أشياء تود تذكير
نفسك بها في يوميتك بدلا من تعليقها أمامك. إذا كان لديك مذكرات وقصاصات على وحول
مكتبك فأجر جردا لها وقم بتفريغها إما في يوميتك أو في المهملات.
9-
أرقام الهواتف وبطاقات
العمل يجب أن توضع في محافظ خاصة بها، دفتر الهاتف لا بد أن يكون محمولا معك إلى
جوار دفتر يوميتك وحاول أن تسجل في أي رقم هاتف يعرض لك وفيما بعد انقله إلى دفتر
آخر في المنزل وإذا امتلأ الدفتر الذي بحوزتك انسخ الأرقام التي فيه إلى دفتر آخر.
10- قم
بعملية جرد يومية لجيبك ودفتر يومياتك ولا تبق أي ورقة اعتقادا بأنك ستحتاجها فإما
أنك قد انتهيت منها أو أنك تضن على المهملات بها (لا تحرص على أن تكون مكتبا
متحركا).
11- اعلم
أن البساطة مهمة لاستجماع القوى والتركيز في الجهود فلا داعي أبدا من التعقيد الذي
يشعرك بأنك تعمل وتجتهد ولكن بدون نتائج.
12- اقتصر
على دفتر يوميات واحد ولا داعي لأن تعلق في كل مكان مفكرة تقويم وخصوصا إلى جوار
بيئة عملك، يمكنك أن تبقي لوحة المخطط السنوي Yearly Planner لبقية أفراد العائلة حتى يستفيدوا منها
ويذكروك بما يتوجب عليك فعله.
13- قسم
منطقة العمل في مكتبك إلى ثلاثة أقسام:
- قسم ( أ )، وهو أهم قسم وتوضع به الأشياء ذات
القيمة العالية مثل مفكرتك اليومية وسلة المهملات وغيرها من الأشياء التي تحتاجها
باستمرار ولا داعي لأن تقوم من كرسيك لتحصل عليها أي أنه باستطاعتك الحصول عليها
بمد يدك فقط.
- القسم ( ب )، وتوضع به الأشياء الأقل حاجة والتي
تحتاجها من وقت لآخر مثل التلفون والأشياء التي لا بد أن تقف أو تمد جسمك
لتناولها.
- القسم ( ج )، وتوضع به الأشياء التي لا تستخدمها بكثرة ويلزم أن تمشي إليها حتى تتناولها مثل الكتب وخلافه.
دوائر الأهمية في تنظيم العمل المكتبي
14- لا تنس أن تكسب بيئة عملك طابعا جماليا بوضع مزهرية على المكتب أو أشجار زينة إلى جوارك أو لوحة زينة على الحائط لأن ذلك يضفي شعورا بالراحة يزيد فعاليتك وحماسك للعمل.معينات الاستفادة من الوقت:
أهم شيء يساعدك على الاستفادة القصوى من وقتك هو أن تحمل دائما مفكرة يومية وتختلف أنواع المفكرات بحسب حاجاتنا نحن ولكن ينبغي أن يتوافر في هذه المفكرة ما يلي:1- التواريخ باليوم والرقم للسنة التي تعيشها.
2- مساحة كافية لكتابة جدول أعمال اليومي مقسمة بحسب الساعات ويستحسن أن يكون هناك قسم في الصفحة لكتابة قائمة بالأشياء المطلوب إنجازها.
3- أوراق بيضاء إضافية لكتابة الملاحظات والأفكار وأسعار المواد التي تود شرائها، أسماء الكتب والمراجع رقم كيلو السيارة لتغيير الزيت … إلخ.
4- دليل أرقام هواتف وعناوين أصدقائك.
5- يلزم أن تحمل المفكرة اسمك وعنوانك ورقم هاتفك ورقم بطاقتك في حالة فقدانها.
6- يفضل أن تكون المفكرة محمولة في حافظة (جلدية مثلا) حتى تتمكن من وضع نقودك ووضع رخصة قيادتك وجميع البطاقات المهمة الأخرى وذلك حتى لا تضطر لحمل أشياء كثيرة في جيبك.
7- لا بد من الحرص على استخدام هذه المفكرة بشكل متواصل وأن تنظم وقتك بها وألا تلجأ إلى أي وسيلة أخرى لتنظيم الوقت (ربط الإصبع، تغيير مكان الساعة، لصق ورقة على مقود السيارة) وحاول أن يكون هناك وقتا تخلي نفسك من جميع المشاغل عند إعدادك لجدول أعمالك اليومي.
إدارة وقت الأصحاب:
من الأشياء المعينة جدا على حسن إدارتك لوقتك هو أن تحث أصحابك على إدارتهم لوقتهم، فبالتأكيد لو أن كل إنسان أجاد إدارته لوقته لحققنا الشيء الكثير بالجهود المتضافرة. وتعني إدارة وقت الأصحاب الشيء الكثير فمنها أولا حب الخير لهم والرغبة في أن ينالوا من حسن تدبير الوقت ما نلته أنت، وهي تعني أيضا تطوير حسهم الوقتي وقدرتهم على تقدير متطلبات الوقت اللازم بشكل أفضل وتعني أيضا تعويدهم على توقع الأحداث بدلا من إحداث ردود الفعل مما يؤدي إلى الحد من حدوث المشاكل بدلا من تضييع الوقت لإيجاد حلول لها. وكخطوة أولى في هذا المجال لا بد أن نعي حقا دورنا في هذا الأمر ونعد أنفسنا لأن نكون قدوة لهم في ذلك أولا وقبل كل شيء، وذلك بأن نلزم أنفسنا ببرنامج تنظيمي لوقتنا لأن فاقد الشيء لا يعطيه. ومن ثم لا بد من توعيتهم عن مخاطر مضيعات الوقت التي ذكرناها سابقا وما هي ثمرات تدبير الوقت عليهم وذلك بتصيد الفرص لذكر ذلك وتحسس المشاكل التي يعيشونها. ولا مانع من أن تقيم دورة تدريبية تتعلق بذلك أو ندوة لنقاش ما يمكن عمله.الزوجة كمساعد لتنظيم الوقت:
لن نغرق كثيرا في تبيان دور الزوج في تعليم زوجته ما ينفعها ولها حق في ذلك سيسأل الزوج عنه، الذي سنحاول أن نركز عليه هو بعض المقترحات التي يمكن من خلالها أن تساعد الزوجة زوجها على تنظيم وقته:1- كما أن عليك واجبا في تنظيم وقتك فلا بد أن تعين زوجتك على الاستفادة من وقتها وذلك بمناقشة ذلك معها وعرض ما يمكن عمله في هذا الصدد.
2- لا بد من أن يكون لدى الزوجة علما وافيا بماهية وطبيعة عملك، كما لا بد أن يكون هناك توافقا في الأهداف بشكل عام، أو على الأقل يكون لديها إلماما بما هي أهدافك المرحلية والمستقبلية.
3- أطلع زوجتك على برنامجك اليومي ولا بأس بأن تزود منزلك (وليس غرفتك) بلوحة حائطية تشمل على أيام السنة بالتواريخ ومساحات وافية حتى تتمكن زوجتك من كتابة الأعمال والأنشطة وإبلاغك بما يستجد.
4- حينما ترتب مكتبك أشرك زوجتك في إعداد دولاب الملفات حتى تتعرف على ما به وحينما تطلب منها وضع أوراق ما فيه لا تواجه صعوبة في ذلك.
5- عود زوجتك على استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة بك وضع إلى جوار الهاتف أوراقا وقلما لكتابة بعض المعلومات الخاصة بذلك.
6- رتب وقتا (على الأقل أسبوعيا) أنت وزوجتك لعمل جرد لمجمل النشاطات التي سبقت وما الذي يتوجب عمله تجاه الأنشطة المستقبلية.
7- عود زوجتك على النوم والصحو مبكرا وألزم نفسك بذلك.
8- علم زوجتك بعض الأعمال السكرتارية ولا أقل من كيفية استخدام الحاسب الآلي.
9- حضها على أن تقرأ وذلك بإشراكها في بعض البحوث التي تعدها والتي من خلالها تتمكن معرفة طرائق البحث.
10- ساعد زوجتك في عمل المنزل ولا تلقي بكامل أعبائه عليها.
11- لا بأس بأن تشترك معك في حسابك البنكي وأن يكون لدى البنك توقيعا معتمدا لها، وجود بطاقة ائتمان لديها يساعدها كثيرا إذا كانت تحسن استخدامها.
فيما يخص بريدك اليومي أشرك زوجتك في الاطلاع عليه حتى تصبح لديها الخبرة في حالات الضرورة لأن تجيب على رسالة مهمة في حال تغيبك
أكتب تعليقك هتا